Combien de temps conserver les données de suivi des formations ?
Aucun texte ne fixe de durée nationale pour les données personnelles de suivi de formation. En effet, ni le Code du travail ni la CNIL ne publient de délai propre aux certificats et aux habilitations. Toutefois, plusieurs pièces voisines de votre tableur obéissent, elles, à des durées obligatoires très précises.
- Selon la CNIL, le dossier professionnel se conserve pendant la relation de travail, puis dans la limite de la prescription.
- En revanche, le registre unique du personnel impose 5 ans après le départ (art. R. 1221-26).
- Par ailleurs, l’article D. 4711-3 impose 5 ans pour les vérifications, contrôles et déclarations d’accident.
- En outre, le document unique se conserve 40 ans (art. R. 4121-4).
- Enfin, l’employeur détient l’avis d’absence de contre-indication, jamais le diagnostic.
Avez-vous le droit de tenir un fichier RH des formations sécurité ?
Oui, car ce fichier découle directement de vos obligations de sécurité. En effet, l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a formé ses conducteurs avant de leur confier un engin. Ainsi, le traitement repose sur l’obligation légale prévue à l’article 6.1.c du RGPD. Cependant, ce fondement solide ne vous autorise pas à tout inscrire.
Autrement dit, la licéité de ces données personnelles de suivi de formation ne dispense ni de la minimisation ni d’une durée définie.
Par ailleurs, notre guide sur le tableau de bord des échéances de formation montre à quoi ressemble un suivi utile et sobre à la fois.
Où s’arrête la donnée de formation et où commence la donnée de santé ?
La frontière passe par la nature de l’information, pas par le support. Une date de session, une catégorie d’engin, un numéro de certificat et une échéance restent des données ordinaires. En revanche, tout élément renseignant l’état physique du salarié bascule dans les catégories particulières de l’article 9 du RGPD.
Cette bascule n’a rien de théorique. En effet, elle change le régime applicable et impose une justification renforcée. Par exemple, écrire « inapte temporaire » dans une colonne de commentaire fait entrer votre tableur dans le champ des données de santé. Par conséquent, cette colonne n’a pas sa place.
Que pouvez-vous inscrire de l’attestation d’absence de contre-indication ?
Vous pouvez inscrire le sens de l’avis et sa date d’échéance, rien d’autre. Depuis le décret n° 2025-355, la première condition de l’autorisation de conduite repose sur une attestation d’absence de contre-indication médicale, valable cinq ans. Ainsi, votre tableur porte une date, jamais un motif.
Le secret médical explique cette limite. En effet, le médecin du travail conserve seul le dossier médical et ses constatations. Toutefois, l’employeur reçoit bien l’attestation, car elle conditionne l’autorisation de conduite. Notre analyse du suivi médical depuis le 1er octobre 2025 détaille ce partage des rôles.
Combien de temps conserver les données personnelles de suivi formation ?
La réponse honnête tient en une phrase : aucun texte ne le dit. Le référentiel publié par la CNIL le 2 avril 2026 sur les durées de conservation en gestion des ressources humaines n’attribue aucune durée propre aux formations ni aux habilitations. Ainsi, la durée se déduit de la finalité, comme l’exige l’article 5.1.e du RGPD.
En pareil cas, une règle simple fonctionne bien. Concrètement, conservez la ligne tant que le salarié fait partie des effectifs, puis le temps de la prescription utile. En effet, la CNIL retient exactement cette logique pour le dossier professionnel : la relation de travail, puis le délai de prescription applicable.
Quelles durées un texte impose-t-il à votre tableur de suivi des habilitations ?
Plusieurs pièces voisines obéissent, elles, à des durées obligatoires. Ainsi, le registre unique du personnel conserve ses mentions cinq ans après le départ du salarié, selon l’article R. 1221-26. De même, l’article D. 4711-3 impose cinq ans pour les vérifications et les contrôles, tout en exigeant de garder les deux derniers.
Ces durées-là ne se négocient pas. Par conséquent, distinguez-les nettement des durées que vous fixez vous-même pour vos données personnelles de suivi de formation. Par ailleurs, notre article sur le registre unique du personnel précise ce que l’inspection vérifie en premier lors d’un contrôle.
| Donnée conservée | Fondement | Durée applicable |
|---|---|---|
| Mentions du registre unique du personnel | Code du travail, art. R. 1221-26 | 5 ans après le départ du salarié |
| Double du bulletin de paie | Code du travail, art. L. 3243-4 | 5 ans |
| Bulletin de paie électronique | Code du travail, art. D. 3243-8 | 50 ans, ou retraite majorée de 6 ans |
| Vérifications, contrôles et déclarations d’accident | Code du travail, art. D. 4711-3 | 5 ans, et les deux derniers contrôles |
| Document unique d’évaluation des risques | Code du travail, art. R. 4121-4 | 40 ans à compter de son élaboration |
| Certificat CACES et attestation de formation | Aucun texte dédié | Durée fixée par l’employeur, selon la finalité |
Que change l’archivage intermédiaire pour la conservation des dossiers de formation ?
La CNIL distingue trois phases dans la vie d’une donnée. D’abord, la base active couvre la durée nécessaire à la finalité poursuivie. Ensuite, l’archivage intermédiaire accueille les dossiers clos qui gardent un intérêt administratif ou probatoire. Enfin, l’archivage définitif ne concerne que les données à valeur historique.
Cette séparation reste concrète. En effet, la CNIL demande une séparation physique ou logique entre la base active et l’archive. Autrement dit, un ancien salarié ne doit plus apparaître dans le tableur courant du chef d’atelier. Toutefois, ses pièces restent accessibles au service des ressources humaines.
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Faut-il inscrire ce fichier au registre des traitements ?
Oui, dans la quasi-totalité des cas. Certes, l’article 30.5 du RGPD dispense les organismes de moins de 250 salariés. Cependant, cette dispense tombe dès que le traitement n’est pas occasionnel, ce qui est toujours le cas d’un suivi RH permanent. Par conséquent, le registre des traitements s’impose en pratique à tous.
Ce registre décrit la finalité, les catégories de données, les destinataires et les délais d’effacement. Ainsi, il vous force à écrire la durée retenue pour vos données personnelles de suivi de formation. En effet, une durée non écrite se transforme vite en conservation sans terme.
Quels droits le salarié exerce-t-il sur ces données personnelles de suivi formation ?
Le droit d’accès du salarié couvre l’ensemble de son dossier professionnel. Selon la CNIL, il porte sur le recrutement, l’historique de carrière et la rémunération. Ensuite, il englobe l’évaluation des compétences et le dossier disciplinaire. Ainsi, une copie lui est remise sur simple demande, sans qu’il ait à la motiver.
Le délai de réponse atteint un mois, porté à trois mois pour une demande complexe. Toutefois, l’employeur doit alors prévenir l’intéressé dans le premier mois. En revanche, les informations identifiant d’autres salariés se caviardent avant remise.
Qui, dans l’entreprise, doit accéder au fichier RH des formations sécurité ?
L’accès se limite aux personnes qui en ont besoin pour agir. Concrètement, les ressources humaines tiennent le fichier, tandis que l’encadrement consulte les seules échéances de son équipe. Ainsi, un chef d’atelier n’a pas à voir les dates de visite médicale de tout l’établissement.
Cette habilitation par profil constitue la première mesure de sécurité attendue. Par ailleurs, notre analyse de la télématique embarquée sur les engins montre comment cadrer un accès différencié aux données de conduite.
Que risquez-vous si la durée de conservation des données de formation reste indéfinie ?
Une conservation sans terme expose à deux reproches distincts. D’abord, la CNIL peut relever un manquement à l’article 5.1.e du RGPD. Ensuite, l’inspection du travail peut, à l’inverse, constater l’absence de pièces exigées par l’article D. 4711-3. Autrement dit, sur les données personnelles de suivi de formation, trop et trop peu se sanctionnent pareillement.
- Recenser — listez chaque champ réellement présent dans le fichier.
- Séparer — sortez toute mention touchant à la santé du salarié.
- Dater — associez à chaque ligne une échéance de titre.
- Choisir — fixez une durée par finalité, puis écrivez-la.
- Archiver — basculez les partants en archivage intermédiaire.
- Purger — supprimez à l’échéance, et gardez la trace de la purge.
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Un suivi clair, des échéances tenues : c’est notre métier.
Demander un devis gratuitQuestions fréquentes
Existe-t-il une durée légale de conservation des données de formation ?
Non, aucun texte n’en fixe. En effet, le référentiel CNIL d’avril 2026 sur les durées en ressources humaines ne leur attribue aucune durée dédiée. Ainsi, l’employeur détermine lui-même la durée, en la rattachant à une finalité. Toutefois, il doit ensuite l’écrire et la tenir.
Peut-on garder les certificats CACES d’un salarié parti ?
Oui, mais en archivage intermédiaire et pour un motif précis. En effet, ces pièces servent à prouver la conformité passée en cas de contentieux. Cependant, elles quittent le tableur courant dès le départ du salarié. Par conséquent, prévoyez une purge à la fin de la prescription utile.
Le tableur de suivi des habilitations doit-il être protégé ?
Oui, car il contient des données personnelles nominatives. Ainsi, l’accès se restreint par profil et le fichier ne circule pas par messagerie ouverte. Par ailleurs, l’article 32 du RGPD impose des mesures adaptées au risque. En revanche, aucun texte n’impose une technologie particulière.
Peut-on noter une restriction médicale dans le fichier ?
Non, cette mention relève du secret médical. Toutefois, vous pouvez enregistrer l’existence d’un aménagement de poste et sa date. En effet, le motif reste chez le médecin du travail. Par conséquent, limitez-vous au sens de l’avis et à son échéance.
Combien de temps garder un dossier après un accident du travail ?
Selon l’article D. 4711-3 du Code du travail, l’employeur conserve cinq ans la copie de la déclaration adressée à la caisse primaire. De même, les vérifications et contrôles se gardent cinq ans, avec les deux derniers en tout état de cause. Ainsi, cette durée s’impose à vous.
Le salarié peut-il obtenir une copie de ses données personnelles de suivi formation ?
Oui, et sans frais dans le cas général. En effet, la CNIL n’admet des frais raisonnables que pour une copie supplémentaire. Ensuite, l’employeur répond dans un délai d’un mois, porté à trois mois si la demande est complexe. Cependant, les données concernant des tiers se caviardent.
Sources et références : CNIL, référentiel des durées de conservation en ressources humaines, CNIL, les durées de conservation des données, Code du travail, article D. 4711-3, Code du travail, article R. 4121-4, CNIL, les règles pour la gestion du personnel. Réglementation à jour en septembre 2026. Article rédigé par l’équipe pédagogique FORMAFORCE® by EGS, organisme certifié Qualiopi et testeur habilité INRS.
